代表電話の自動応答とは？仕組み・種類・導入メリットを解説
「代表電話の自動応答」という言葉を目にしたものの、具体的にどんな仕組みで、何ができるのかがよくわからない——という段階の方に向けて、この記事では代表電話の自動応答の基本を解説します。営業電話への対応負担、出社者に偏る電話対応など、代表電話にまつわる悩みを解決する選択肢として、まず全体像を押さえておきましょう。
代表電話の「自動応答」とは何か
代表電話の自動応答とは、会社の代表電話にかかってきた電話に対して、人ではなくシステムが応答する仕組みのことです。正式には「電話の自動応答システム（IVR）」と呼ばれます。IVRはInteractive Voice Responseの略で、着信に対して自動音声で案内を流し、発信者の操作や用件に応じて応対を振り分けるシステムを指します。
これまでの代表電話は「誰かが出る」ことが前提でした。自動応答を導入すると、この前提そのものが変わります。着信の一次対応をシステムに任せることで、必要な電話だけに人が関わればよい状態をつくれます。
自動応答には大きく2つのタイプがある
自動応答は、電話の内容がその後どう記録・共有されるかによって、大きく2つのタイプに分けられます。
タイプ1：録音・再生のみの自動応答
従来型の留守番電話に近いタイプです。着信に自動音声で応答し、用件を録音するだけで完結します。文字起こしやチャットへの通知はなく、担当者は録音を後から聞き返して内容を確認する必要があります。
タイプ2：記録・共有まで行う自動応答
録音に加えて、内容を自動でテキスト化し、SlackやTeamsなどのチャットにリアルタイムで通知するタイプです。担当者は録音を聞き返さなくても、テキストを読むだけで用件を把握できます。代表電話コネクトはこちらのタイプにあたります。
なお、どちらのタイプでも「特定の番号を押すと窓口を分ける」というプッシュ番号による振り分けを組み合わせることは可能です。タイプの違いは振り分けの有無ではなく、電話の内容がその後どう記録・共有されるかにあります。
自動応答導入で電話対応はどう変わるか
自動応答を導入すると、着信から折り返し判断までの流れがシンプルになります。
- 着信 → 自動応答システムが対応し、用件の録音を促す
- 録音完了 → 録音内容が自動でテキスト化される
- チャット通知 → テキスト化された内容がSlack・Teamsにリアルタイムで届く
- 折り返し判断 → 内容を確認した担当者が、必要な電話だけ折り返す
このフローでは、着信した時点で人は介在しません。テキストを確認して「折り返す必要がない」と判断すれば、それで対応は完了します。
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自動応答導入の主なメリット
自動応答を導入すると、次のようなメリットが得られます。
- 営業電話への対応負担を削減できる：着信内容が録音・テキスト化されるため、営業電話だと判断すれば折り返す必要がない
- 出社者だけに電話対応が偏る不公平を解消できる：通知はチャットに届くため、出社者もリモート勤務者も同じ情報を同時に確認できる
- コストを月額固定で予測可能にできる：受電件数にかかわらず費用が変わらないサービスを選べば、毎月の支出が読める
- 電話の内容が記録として残る：全件がテキスト化されるため、担当者が不在でも用件を確認できる
電話代行サービスとの違い
電話の一次対応を任せる手段としては、人間のオペレーターが応対する電話代行サービスもあります。両者は「どちらが優れているか」ではなく、目的によって向き不向きが分かれます。
| 比較軸 | 電話代行（オペレーター型） | 自動応答（IVR型） |
|---|---|---|
| 応答者 | 人間オペレーター | システムが自動応答 |
| 料金体系 | 月額基本料＋コール従量課金が多い | サービスにより異なり、月額基本料に加えて着信件数に応じた従量課金が発生するものも多い |
| 営業電話の扱い | コール数にカウントされ費用が発生 | 折り返し不要と判断できる |
| 用件のテキスト化 | サービスにより差がある | 全件自動テキスト化 |
| チャット通知 | 一部対応 | Slack・Teamsにリアルタイム通知 |
| 向いているケース | 丁寧な有人一次対応が必要 | コスト固定・記録・効率化が優先 |
自動応答（IVR型）とひとくくりにされがちですが、料金体系はサービスによって差があります。月額基本料に加えて着信件数に応じた従量課金が発生するサービスも少なくありません。代表電話コネクトは、数あるIVR型サービスの中でも月額固定・受信通話料ゼロを実現している点が特徴です。受電件数が増えても追加費用は発生しません。
電話代行と自動応答のより詳しい比較は、電話代行サービスの選び方でも解説しています。電話代行のコスト構造については電話代行のコストが増え続ける理由と月額固定型への切り替え方をご覧ください。
こんな会社に自動応答が向いている
- 総務・バックオフィス担当者：出社者だけに電話対応が偏っている、営業電話の対応に時間を取られている、という企業
- 情シス・DX推進担当者：現在の電話番号を変えずに導入したい、Slack・Teamsとの連携を重視する企業
- 経営者・スタートアップ：専任の電話対応担当を置けない、固定費を予測可能にしたい企業
営業電話の対応負担については代表電話にかかる営業電話を自動でフィルタリングする方法、電話の振り分け設計については代表電話の対応を自動化する運用設計で詳しく解説しています。
代表電話コネクトの特徴
代表電話コネクトは、この「自動応答→録音→文字起こし→チャット通知→折り返し判断」のフローを、初期費用不要・月額固定・受信通話料ゼロで実現するIVRサービスです。
- 現在の電話番号のまま導入できる：転送設定を変更するだけで開始でき、顧客への番号変更案内も不要
- 全件を自動で文字起こし：着信の用件をすべてテキスト化し、記録として残せる
- 応対フローの設計・構築を一任できる：事前のヒアリングをもとに弊社がフローを構築するため、導入企業側の設定負担はゼロ
- セキュリティ体制：ISMS取得済みの体制で運用
代表電話の番号をWebサイトに公開するかどうかで悩んでいる場合は、代表番号のWeb公開は必要か？電話対応の新常識も参考にしてください。オフィスの内線電話を見直したい場合は、オフィスの内線電話を廃止するには？もあわせてご覧ください。
代表電話コネクトは、受付システム「RECEPTIONIST」を9年以上提供し国内シェアNo.1※を獲得した株式会社RECEPTIONISTが運営しています。年間500万人の受付を支える安定した稼働実績があります。
※『クラウドiPad無人受付システム市場の実態と将来展望』（ミックITリポート 2025年11月）
よくある質問
Q. 自動応答とIVRは同じものですか？ はい、同じ仕組みを指します。IVRはInteractive Voice Responseの略で、日本語では「電話の自動応答システム」と呼ばれます。
Q. 自動応答を導入すると、顧客対応の品質は落ちませんか？ 落ちません。すべての着信を自動で受け付け、用件を録音・テキスト化してSlack・Teamsに通知します。重要な顧客からの電話は内容を確認して折り返せるため、対応漏れは発生しません。
Q. 現在の電話番号のまま導入できますか？ できます。現在の代表電話番号への転送設定を変更するだけで導入でき、顧客への番号変更案内も不要です。
Q. 料金の目安はどのくらいですか？ 代表電話コネクトは月額固定料金です（月間受電回数の事前ヒアリング後にお見積もり）。受信通話料の従量課金はなく、初期費用も不要です。
Q. 応対フローの設定は自社で行う必要がありますか？ いいえ。応対フローの設計・構築は、事前のヒアリングをもとに弊社が行います。導入企業側でシステムを設定する必要はなく、設定負担ゼロで運用を開始できます。
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