代表電話にかかる営業電話を自動でフィルタリングする方法
「代表電話が鳴るたびに手を止めて出てみたら、また営業電話だった」——この繰り返しが月にどれくらいの業務時間を奪っているか、計算したことはありますか。この記事では、営業電話・勧誘電話を「人が出ずに処理する」仕組みと、必要な電話だけを折り返す運用方法を紹介します。
営業電話への対応が月に何時間を奪っているか
1日の損失を試算する
BtoB企業の代表電話には、1日あたり10〜30件の着信があります。そのうち営業電話・勧誘電話の割合は業種・企業規模にもよりますが、5〜8割を占めるケースも珍しくありません。
仮に「1日20件の着信、うち50%が営業電話（10件）、1件あたり平均3分の対応（電話に出て断るまで）」とすると、計算は以下のようになります。
| 項目 | 計算式 | 結果 |
|---|---|---|
| 1日の対応時間 | 10件 × 3分 | 30分 |
| 月20営業日の損失 | 30分 × 20日 | 600分（10時間） |
これは「電話に出て話す時間」だけの試算です。電話が鳴るたびに作業が中断され、集中を取り戻すまでの時間もあわせると、実際のコストはさらに大きくなります。
電話代行を使っている場合は費用も発生する
電話代行サービスの多くは月額基本料＋コール数に応じた従量課金モデルを採用しています。「1コール100円」という料金体系の場合、着信のたびにコストが発生します。
- 1日20件 × 100円 × 月20営業日 = 月4万円
電話代行では取引先からの電話も営業電話も、すべて同じコストが発生します。月4万円のうち半分にあたる約2万円が、何の成果も生まない営業電話・勧誘電話への対応コストとして消えている計算です。電話代行を使っていても、営業電話にかかるコストを止める手段はありません。
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「電話番号を非公開にする」では解決しない理由
営業電話に悩む担当者がまず検討するのが、代表電話番号をWebサイトから外すか、着信拒否リストを使うかという方法です。しかしこれらには根本的な限界があります。
番号の非公開化について： 営業電話を減らすという目的に限れば、ある程度の効果はあります。また、既存顧客や取引先とは担当者を通じて直接の連絡先が伝わっていることがほとんどのため、代表番号を非公開にしても既存顧客への影響は限定的です。ただし、新規顧客からの問い合わせを電話で受けることが多い企業にとっては、代表番号の非公開化が新規の事業機会を逃すリスクにつながる可能性があります。
着信拒否リストの問題点： 事前に番号がわかっている場合にしか有効ではありません。営業電話は毎回異なる番号からかかってくることが多く、リストの維持だけで工数がかかります。
問題の本質は「電話に出るまで、営業電話か重要な電話かを判断できない」という構造にあります。この構造を変えない限り、どんな対策も根本的な解決にはなりません。
「自動応答に切り替える」と何が変わるか
電話が来た瞬間に人が出るのをやめて、電話の自動応答システム（IVR）がすべての着信を受け付ける仕組みに変えると、問題の構造ごと変わります。
着信から折り返し判断まで、流れはシンプルです。
- 着信 → IVRシステムが自動応答し、用件の録音を促すアナウンスが流れる
- 録音完了 → 録音内容がAIによって自動でテキスト化される
- チャット通知 → テキスト化された内容がSlack・Teamsにリアルタイムで届く
- 折り返し判断 → 内容を確認した担当者が、必要な電話だけ折り返す
このフローでは、電話を受けた時点で人は介在しません。録音内容を確認して「折り返す必要がない」と判断すれば、それで対応は完了です。
営業電話は通常、自動応答・録音の状況に対して折り返しを待ちません。自動応答に切り替えた段階で、営業電話の大半は折り返し不要として自然に処理されます。重要な取引先や顧客からの電話は、録音に明確な用件が入るため、確実に把握して折り返せます。
代表電話コネクトの自動フィルタリングの仕組み
代表電話コネクトは、この「自動応答→録音→テキスト化→Slack通知→折り返し判断」のフローを初期費用不要・月額固定・受信通話料ゼロで実現するIVRサービスです。
現在の電話番号はそのまま使える
現在使っている代表電話番号への転送設定を変更するだけで導入できます。電話番号を変更する必要はなく、顧客への番号変更案内も不要です。
SlackまたはTeamsに録音内容が自動通知される
着信のたびにSlackまたはTeamsに通知が届き、録音のテキストで用件を確認できます。チーム全員が内容を把握できるため、担当者が席を外していても折り返し対応の漏れが防げます。
応答フローの設計・構築は弊社が担当する
「どんなメッセージで自動応答するか」「何段階のフローにするか」といった設計・構築作業は、事前のヒアリングをもとに弊社が行います。導入企業側でシステムの設定をする必要はなく、設定負担ゼロで運用を開始できます。
受付システム「RECEPTIONIST」を9年以上提供し国内シェアNo.1※を獲得した会社が提供しており、ISMS取得済みのセキュリティ体制で運用しています。
※『クラウドiPad無人受付システム市場の実態と将来展望』（ミックITリポート 2025年11月）
電話代行サービスとの違い
| 比較軸 | 電話代行（オペレーター型） | 代表電話コネクト（IVR型） |
|---|---|---|
| 応答者 | 人間オペレーター | システムが自動応答 |
| 料金体系 | 月額基本料＋コール従量課金 | 月額固定（受信通話料ゼロ） |
| 営業電話の扱い | コール数にカウントされ費用が発生 | 録音のみ・折り返し不要と判断できる |
| 用件のテキスト化 | サービスにより差あり | 全件自動テキスト化 |
| チャット通知 | 一部対応 | Slack/Teamsにリアルタイム通知 |
| フロー設定 | 基本スクリプトのみ | ヒアリングの上カスタム構築・設定負担ゼロ |
| 向いているケース | 丁寧な一次対応が必要 | コスト固定・営業電話フィルタリング・効率化が優先 |
電話代行は「人間が丁寧に応対する」ことに価値があるサービスです。一方で、「対応品質よりも営業電話のコスト削減と業務の集中を優先したい」場合には、IVR型への切り替えが合理的な選択肢になります。
電話代行のコスト構造については電話代行のコストが増え続ける理由と月額固定型への切り替え方でも詳しく解説しています。
よくある質問
Q. 自動応答に切り替えると、重要な顧客からの電話を取り逃がしませんか？ 取り逃がしません。代表電話コネクトはすべての着信に自動で応答し、用件を録音します。重要な顧客が「○○の件でお電話しました」と録音を残せば、テキスト化されてSlack・Teamsに通知されます。内容から重要度を判断して折り返せるため、対応漏れは発生しません。
Q. 現在の電話番号を変えずに導入できますか？ できます。現在の代表電話番号への転送設定を変更するだけで導入できます。顧客への番号変更案内は不要です。
Q. 料金はどのくらいかかりますか？ 月額固定料金です（月間受電回数の事前ヒアリング後にお見積もり）。受信通話料の従量課金はなく、初期費用も不要です。月間の受電件数が増えても追加費用は発生しません。
Q. Slack以外のチャットツールにも通知できますか？ SlackとTeamsに対応しています。電話を受ける人を固定する必要がなくなり、チーム全員で電話内容を共有できます。
Q. 休日や夜間の着信にも対応できますか？ はい。IVRシステムが自動で応答します。休日・深夜の着信も録音・テキスト化・チャット通知まで自動で処理されます。
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