代表電話の自動応答メッセージの作り方｜好印象を与える例文集
代表電話に自動応答（IVR）を導入しようと考えたとき、多くの担当者が最初につまずくのが「何と案内すればいいのか」という文言そのものです。この記事では、代表電話の自動応答メッセージに含めるべき基本要素と、シーン別の具体的な例文、避けるべき表現を解説します。
自動応答メッセージが会社の印象を左右する理由
電話をかけた相手が最初に耳にするのは、社員の声ではなく自動応答メッセージです。電話の自動応答システム（IVR）が流すこのメッセージの印象が、そのまま会社全体の印象につながります。
そっけない、機械的で冷たい、何を話せばいいか分からない——そう感じさせるメッセージは、相手に「対応が雑な会社」という印象を与えかねません。反対に、簡潔で分かりやすく、丁寧な言葉で案内されていれば、人が出なくても悪い印象にはなりません。
自動応答メッセージに含めるべき基本要素
シーンごとの例文を見る前に、どのメッセージにも共通して含めるべき要素を押さえておきます。
- 会社名を名乗る：かけた相手が「間違い電話ではないか」と不安にならないよう、冒頭で会社名を伝える
- 担当者が出られない旨を伝える：ただし「不在」ではなく「ただいま自動応答で承っております」といった前向きな表現にする
- 用件を録音する案内をする：発信音の後に用件を話してもらう旨を明確に伝える
- 折り返しの可能性を伝える：内容を確認のうえ、必要に応じて折り返す旨を添えると、相手も安心して用件を話せる
シーン別のメッセージ例文集
基本パターン（すべての着信に共通）
お電話ありがとうございます。株式会社〇〇でございます。ただいま自動音声にて承っております。発信音の後に、お名前とご用件をお話しください。内容を確認のうえ、必要な場合は担当者より折り返しご連絡いたします。
営業電話への案内を含めたい場合
お電話ありがとうございます。株式会社〇〇でございます。恐れ入りますが、営業・お取引のご提案につきましては、当社ウェブサイトのお問い合わせフォームよりご連絡くださいますようお願いいたします。それ以外のご用件は、発信音の後にお話しください。
緊急連絡の窓口を案内したい場合
お電話ありがとうございます。株式会社〇〇でございます。サービスの不具合・緊急のお問い合わせは〇〇番へおかけ直しください。それ以外のご用件は、発信音の後にお話しください。
就業時間外・休日の場合
お電話ありがとうございます。株式会社〇〇でございます。ただいまの時間は営業時間外のため、担当者が対応できません。発信音の後にご用件をお話しいただければ、翌営業日以降に確認のうえご連絡いたします。
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やってはいけない自動応答メッセージの例
好印象を与えるメッセージがある一方で、次のような自動応答は相手に不快感を与えたり、用件を正しく残してもらえなかったりする原因になります。
- そっけなさすぎる案内：会社名も名乗らず「お名前とご用件をお話しください」とだけ流れるメッセージでは、本当につながっているのか、担当者が不在なのかが分からず、相手を不安にさせる
- いきなり分岐案内から始まる：会社名を名乗る前に「〇〇の方は1を、〇〇の方は2を」とプッシュ番号の分岐案内がいきなり始まると、何の会社にかけたのか分からないまま操作を求められ、相手が戸惑ってしまう
- 長すぎる案内：会社の説明や注意事項を何十秒も話し続けると、相手が用件を話す前に電話を切ってしまう
- 選択肢が多すぎる案内：「1は〇〇、2は〇〇、3は〇〇……」と選択肢を並べすぎると、かけた相手が迷ってしまい離脱の原因になる
メッセージの設定は誰が行うか
「これだけの例文を自社で考え、音声化まで手配するのは負担が大きい」と感じるかもしれません。代表電話コネクトでは、どのようなメッセージで自動応答するか、何段階のフローにするかといった設計・構築を、事前のヒアリングをもとに弊社が行います。導入企業側で文言を一から考えたり、システムを設定したりする必要はなく、設定負担ゼロで運用を開始できます。
営業電話への案内文言や、振り分けの設計についても、ヒアリングの内容にあわせて弊社が提案します。営業電話をフォームへ誘導する仕組みについては、代表電話にかかる営業電話を自動でフィルタリングする方法でも詳しく解説しています。
代表電話コネクトは、受付システム「RECEPTIONIST」を9年以上提供し国内シェアNo.1※を獲得した株式会社RECEPTIONISTが運営しています。料金は初期費用不要・月額固定・受信通話料ゼロで、受電件数が増えても追加費用は発生しません。
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自動応答の基本的な仕組みについては、代表電話の自動応答とは？仕組み・種類・導入メリットを解説もあわせてご覧ください。
よくある質問
Q. メッセージの音声は自社で用意する必要がありますか？ いいえ。メッセージの文言作成から音声の生成までを含めた設計・構築は、事前のヒアリングをもとに弊社が行います。音声はAIによって生成されるため、導入企業側でナレーターの手配や録音作業を行う必要はありません。
Q. 一度設定したメッセージは後から変更できますか？ 変更できます。運用を開始した後にメッセージの内容を見直したい場合も、弊社が対応します。
Q. メッセージが長すぎると、何か問題がありますか？ はい。案内が長すぎると、かけた相手が用件を話す前に電話を切ってしまう可能性があります。会社名・自動応答である旨・用件を録音する案内という最低限の要素に絞り、簡潔にまとめることが重要です。
Q. 就業時間内と時間外でメッセージを分けることはできますか？ できます。時間帯によって異なる案内を流す設計も、事前のヒアリングをもとに構築できます。
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